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Googleドライブの使い方!共有・容量・ダウンロードできないときの対処法

スマホの使い方

  更新日:2020.01.17

スマホの使い方 google-drive-1

本記事では、Googleドライブの使い方や、利用できる容量について詳しく解説します。

Googleドライブアプリは、写真や書類などのファイルをクラウド上に保存できるサービスです。クラウド上に保存したファイルは他ユーザーとの共有・共同編集も可能です。スマートフォンやパソコンのデータのバックアップをとったり、仕事のファイルを共有する場面で役に立ちます。

Googleドライブでダウンロードできない場合の対処法もあわせて紹介するので、ぜひ参考にしてください。

  • Googleドライブアプリでは、文書、動画、音声などの様々なファイルを保存・共有できる
  • 他のメンバーを招待してリアルタイムの共同作業ができる
  • ファイルの検索精度が高くデータ管理がしやすい

Googleドライブとは

Googleドライブ
Googleドライブとは、クラウド上にデータを保管できるサービスです。Googleアカウントでログインすれば、誰でも使用できます。

iPhoneやAndroidスマホ、パソコン、タブレットなど、異なったデバイス間でもファイルの共有・同期が可能です。
無料で使えるストレージ容量は15GBまでで、それ以降は追加購入する必要があります。

Googleドライブに保存したファイルは、あとからいつでもダウンロードできるので、大切なデータのバックアップにも最適です。

保存・共有できるファイルの種類

Googleドライブを使えば、写真や画像データはもちろん、文書、動画、mp3などの音声データも保存・共有できます。
取り扱いできるデータの種類は以下の通りです。

テキストファイル

  • .TXT

画像(写真)

  • .JPEG
  • .PNG
  • .GIF
  • .TIFF
  • .BMP
  • .SVG

動画

  • WebM
  • .MPEG4
  • .3GPP
  • .MOV
  • .AVI
  • .MPEGPS
  • .WMV
  • .FLV
  • .ogg

マークアップ・コード

  • .CSS
  • .HTML
  • .PHP
  • .C
  • .CPP
  • .H
  • .HPP
  • .JS
  • .java
  • .py

オーディオ形式

  • MP3
  • MPEG
  • WAV
  • .ogg
  • .opus

Adobe ファイル

  • .DXF
  • .AI
  • .PSD
  • .PDF
  • .EPS
  • .PS
  • .SVG
  • .TIFF
  • .TTF

Microsoft ファイル

  • .XLS
  • .XLSX
  • .PPT
  • .PPTX
  • .DOC
  • .DOCX
  • .XPS
  • パスワードで保護されたMicrosoft Officeファイル

Apple ファイル

  • .key
  • .numbers

アーカイブファイル

  • .ZIP
  • .RAR
  • tar
  • gzip

Googleドライブアプリから直接、新規ドキュメントを作成することも可能です。

アップロードしたファイルは、フォルダを作成して管理できます。

Googleドライブの基本的な使い方

ここではGoogleドライブの基本的な使い方を紹介します。
具体的な内容は以下の通りです。

順に解説していくので、気になる項目を確認してください。

フォルダを作成・アップロードする

Googleドライブでは、フォルダの作成やアップロードができます。
アップロード、フォルダ作成それぞれの手順を紹介するので参考にしてください。

フォルダの作成
Googleドライブアプリ

  1. Googleドライブアプリを開き、画面右下の「+」をタップ
  2. 「フォルダ」を選択
  3. 任意のフォルダ名を入力し「作成」

ファイルのアップロードの手順

  1. Googleドライブアプリを開き、画面右下の「+」をタップ
  2. 「アップロード」を選択
  3. アップロードしたいファイルを選択

ファイルを複数選択する場合は、先にフォルダを作成してからアップロードすると移動の手間が省けます。

ファイルを共有・共同編集する

Googleドライブアプリ
Googleドライブアプリ共有

Googleドライブ内にアップロードしたファイルを共有する方法はいくつかあります。

  • 相手のメールアドレスを入力する
  • 共有リンクを作成して大勢と共有する
  • 特定のグループにフォルダを共有
  • 複数ユーザーで共同編集

それぞれ出来ることやメリットなどが違うので、説明します。

相手のメールアドレスを入力して共有する

まずは相手のメールアドレスを入力して共有する方法です。

前提として相手のメールアドレスを把握しておく必要があります。

  1. 共有するデータのファイル名横にある「…」をタップ
  2. 「共有」を選択
  3. 「ユーザー」の項目に共有したい相手のGmailアドレスを入力
  4. 記入が終わったら「飛行機」マークをタップ

アドレス入力欄の横にある「鉛筆」マークをタップすると、共有するユーザーの権限が設定できます。

  • 編集者
  • 閲覧者(コメント可)
  • 閲覧者

設定できるのは上記3つで、共同編集したい場合は「編集者」を選びます。
閲覧者はファイルを見るだけ、またはコメントのみ可能です。
ただしGmailアドレス以外のアドレスは閲覧のみとなるので注意してください。

URLを発行してリンクで共有する

大勢と共有・共同編集したい場合は、共有リンクの作成がおすすめです。

URLの発行手順

  1. ファイル名横の「…」をタップする
  2. 「リンクの共有」をタップする

共有がオンになると共有リンクが作成されるので、メールなどで一斉送信してください。

権限の設定

  1. リンクの共有をオンにしたうえで「…」をタップする
  2. 「共有」をタップしアクセスできるユーザーから「リンク」マークをタップ
  3. 目のアイコン横の「▼」をタップ
  4. 権限を設定する

URLを発行した共有方法は、リンクさえ知っていれば誰でもアクセスできるため、大勢との共有が楽というメリットがあります。
反対にリンクが流出してしまうと第三者でもアクセスできるため、権限の設定やURLの管理には注意が必要です。

特定のグループにフォルダを共有する

Googleグループとはメールアドレスを管理したり、グループ内のアドレスに同じメールを一斉送信できる機能です。
管理者はGoogleアカウントが必須ですが、参加者はGoogleアカウントを持っていなくても招待できます。

Googleグループの作成・共有方法

  1. Googleグループを開く
  2. 「グループ作成」をクリック
  3. 表示されるグループ作成画面の設定をする
  4. 作成したグループにメンバーを招待する
  5. ファイルやフォルダを共有する

「グループのメールアドレス」の項目で設定したアルファベットの末尾に、「@googlegroups.com」を加えたものがメーリングリストのメールアドレスになります。

グループからメンバーを削除すると、閲覧の権限がなくなります。

複数ユーザーで同時にファイルを共同編集する

共有相手の権限を「編集者」にしておけば、複数の人と共同編集が可能です。
編集はリアルタイムで保存されるので、チーム内で一緒に編集内容を確認しながら作業したいときに便利です。

筆者は仕事でミーティングをするときに、この機能を使ってGoogleドキュメントで議事録の作成をしています。リアルタイムで複数のメンバーと情報共有できるので便利です。

ファイルの管理・削除

Googleドライブのデータ管理は、並べ替え、スター、削除機能などがあります。
ファイルの検索精度が高いため、かなり正確に探したいデータが見つかるのが特徴です。

主なデータ管理方法

機能 並べ替え スター 削除
内容 名前や最終更新日、閲覧日、使用容量などの条件にそって並べ替える スターをつけたファイルやフォルダを表示する 不要なデータを削除する
方法
  1. 右下の「フォルダ」をタップする
  2. 「マイドライブ」の下にある「↑矢印マーク」をタップする
  3. 並べ替えたい条件を選択する
  1. スターをつけたいフォルダやファイルを開く
  2. 「…」をタップする
  3. 「スターを追加」をタップする
  1. 削除するファイルをクリック
  2. 上部の「ゴミ箱」アイコンをクリック
  3. 「削除して全員に適用」をタップ

※コンテンツ管理者以上の権限が必要です

Googleドライブのおすすめ便利機能

スマホとパソコン
ここではGoogleドライブのおすすめ便利機能を紹介します。

気になる項目を確認してください。

「バックアップと同期」でスマホとパソコンを自動同期

Googleドライブでは、スマホとパソコンを自動同期できる「バックアップと同期」機能が使えます。
それぞれのデータをクラウドにアップロードして保管にできるため、どの端末からもアクセスが可能です。

設定手順

  1. Googleドライブから「バックアップと同期をダウンロード」をクリック
  2. 「使ってみる」をクリック
  3. Gmailアドレス(または電話番号)、パスワードを入力してログイン
  4. バックアップや同期するフォルダを選択して「OK」

Googleドライブを無料で使えるのは、15GBまでです。容量を増やすには、余分なデータを削除するか追加購入するしかありません。
容量不足になりそうな場合は、重要なフォルダのみを自動同期設定するのがおすすめです。

ドキュメントをオフラインで編集する

Googleドライブアプリオフライン
Googleドライブアプリオフライン

Googleドライブ上に保存したファイルは、オフライン時にも編集できます。

編集可能なファイルの種類

  • Googleドキュメント
  • Googleスプレッドシート
  • Googleスライド

オフライン編集はオン、オフの切り替えができます。
オンにしたファイルしかオフライン編集はできないので、あらかじめ「オン」にしておいてください。

設定方法

  1. Googleドライブアプリを開く
  2. ファイルの横にある「…」をタップ
  3. 「オフラインで使用可能」をタップし「オフラインで使用可」にする

オフライン編集は、通信環境のない飛行機や地下鉄などで、ファイルを編集したいときに便利です。

オフライン編集して保存したファイルは、再度ネットワーク接続したときに同期すれば他デバイスでも同じ編集結果が見れます。

領収書をカメラでスキャンしてPDF保存する

Googleドライブには、スキャンしたデータを検索可能なPDFファイルとして保存できます。
領収書などをスキャンして保存しておけば、領収書の整理が楽になり毎月の経費処理が楽になります。

スキャン機能を使う手順

  1. Googleドライブアプリを開く
  2. 右下の「+」アイコンをタップ
  3. 「カメラを使用」を選択
  4. 領収書の写真を撮る
  5. 「切り抜き」でスキャン範囲を調整する
  6. 「チェック」アイコンをタップして保存
スキャン機能が使えるのはAndroid端末のみです。iPhone端末やパソコンでは使えません。

Googleドライブでファイルがダウンロードできないときの対処法

Googleドライブで「アクセスが拒否されました」などのエラーが出てファイルがダウンロードできないときは、以下の対処法を試してください。

パソコンの場合は、上記に加えてキャッシュの削除も試してください。

正しいアカウントでログインしているか確認

ファイルがダウンロードできないときにまず確認したいのは、正しいアカウントでログインしているかです。

ダウンロードはメインアカウントでしか実行できません。複数アカウントを持っている人は特に注意しましょう。

対処法としては、すべてのアカウントからログアウトしたあとにメインアカウントに切り替え(変更)してください。

ファイル・フォルダのアクセス権限を確認

次にファイル・フォルダのアクセス権限を確認してください。
共有ファイルの場合は、自分にダウンロードの権限がない場合があります。

またGoogleドライブでは共有ファイルに有効期限を設定できます。
その場合は有効期限が切れている可能性もあるので、確認してください。

ファイルのサイズが大きい場合は圧縮する

上記2つ以外の原因としては、ファイルのサイズが大きすぎてダウンロードに時間がかかっている可能性が考えられます。
Googleドライブ内での圧縮は不可能なため、時間をかけて待つほかありません。
可能であれば、軽くしたデータを直接送ってもらうか再度アップロードしてもらったほうが早いです。

Googleドライブにアップできる1ファイル当たりの最大容量は10GBまで。
ファイルの共有可能人数は最大600人(またはグループ)です。

Googleドライブの使用ストレージ容量を確認する方法

Googleドライブの使用ストレージ容量は、15GBまで無料で使用できます。
現在の使用容量はアプリのメニューから確認可能です。

ストレージ容量の確認手順

  1. Googleドライブアプリを開く
  2. 画面左上の「三本線マーク」をタップ
  3. 「保存容量」を選択

15GBのストレージ容量はGoogleドライブ、Gmail、Googleフォトと併用です。
容量がいっぱいになったときは、ストレージ容量の確認画面で「詳細を表示」して容量が大きいものから削除しましょう。

またGoogleストレージはアップグレードもできます。
ストレージ容量のアップグレードにかかる料金は、月額250円~です。
料金の詳細は、以下公式サイトにて確認してください。

参照:Googleストレージ容量の追加

まとめ

本記事では、Googleドライブの使い方を紹介しました。

Googleドライブはアップロードしたファイルを簡単に共有・共同編集できます。
仕事のプロジェクトや、一緒に確認しながら作業したいファイルなどの共有に便利です。

ファイルの検索精度もとても高いので、さまざまなデータ管理に向いています。
対応しているファイルの種類も多く、仕事などがはかどるツールなのでぜひ使いこなしてください。

最後に記事内容のおさらいです。

  • Googleドライブを使えばファイルの共有・共同編集ができる
  • オフライン編集をオンにしておけば、飛行機や地下鉄などの通信環境のない場所でも編集できる
  • ファイルのダウンロードはメインアカウントのみ

投稿者名: takanashi スマホの使い方